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Cosas a considerar en una política de crédito

Creando la Estructura de la Política de Crédito

La política crediticia debe contener al principio alguna estructura. Esta estructura dictará la misión y el enfoque general de la compañía respecto al rol de administración de crédito en la organización, y finalmente organizará a todos los clientes de crédito en categorías para que el riesgo asociado pueda ser bien entendido y administrado por la propiedad.

1.  La declaración de la misión del departamento de crédito

Las declaraciones de misión se pasan por alto fácilmente, pero, sin embargo, pueden ser uno de los aspectos más importantes de una política crediticia. Al igual que la declaración de misión de una corporación puede y debe ser mencionada siempre que se enfrente a una decisión difícil, esta misma funcionalidad puede ser servida por la declaración de misión del departamento de crédito. Las mejores políticas de crédito no podrán abordar todas las situaciones y variables posibles, pero una declaración de misión refinada puede ayudar a guiar a los gerentes de crédito y otros miembros del equipo sobre cualquier situación y decisión.

Como Nate Budde lo expuso sucintamente en el artículo Elaboración de una declaración de misión del departamento de crédito , «[b] al decidir operar dentro del alcance de [a] Declaración de misión, el departamento de crédito tiene una guía preparada» para cualquier situación que surja.

Es posible que desee pasar más tiempo en la elaboración de la declaración de misión de su departamento que en el resto de la política. Piensa en cosas como:

Los objetivos generales de su empresa y cómo el departamento de crédito se relaciona con estos objetivos
La posición única de la compañía en el mercado.
La mentalidad de la empresa. ¿Se enfoca agresivamente en el crecimiento o en las ganancias?
Estructura del departamento y autonomía otorgada a los miembros del equipo.

2.  El proceso de solicitud de crédito

El proceso de solicitud de crédito representa el punto de entrada para la relación crediticia de una empresa con su cliente. La política de crédito de una compañía no tendrá ninguna aplicabilidad hasta que la compañía de alguna manera extienda el crédito, y la compañía no va a extender el crédito hasta que alguien, de alguna manera, solicite o reciba el crédito.

El «proceso de solicitud de crédito» se refiere al proceso empleado por la empresa que conduce a la extensión del crédito comercial a otra organización. Por lo general, esto ocurre cuando una compañía llena una solicitud de crédito con otra compañía, pero esto no es necesario en todos los casos. En la industria de la construcción, por ejemplo, el «proceso de solicitud de crédito» se manifiesta de una de dos maneras: (1) Para muchos subcontratistas y contratistas comerciales, deciden extender el crédito cuando hacen una oferta en un proyecto o deciden trabajar en un trabajo; o (2) Para la mayoría de los proveedores y empresas de alquiler de equipos, requieren que las empresas soliciten crédito formalmente a través de una solicitud de crédito.

En cualquier circunstancia, las empresas deben tener en cuenta la información que necesitan para tomar una decisión sobre la extensión del crédito, y luego deben disciplinarse para recopilar, verificar y mantener esa información.

Informantes importantes en Creación de una solicitud de crédito concreta , en el que expone los siguientes elementos de información:

Información del contacto.
Información de crédito
Referencias del propietario y el titular de la hipoteca
Referencias bancarias y comerciales
Declaración de condiciones de pago
Garantía personal y firma

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3.  Cómo segmentará sus categorías de riesgo

Cada organización que reciba crédito comercial de usted será diferente. Cada relación de crédito B2B tiene diferentes matices de matices, y esto debe manifestarse en la política crediticia a través de la definición de diferentes categorías de riesgo.

Los que otorgan crédito deben sentirse muy cómodos con sus tolerancias de riesgo financiero. Después de todo, cada dólar de crédito otorgado presenta al menos algún grado de riesgo. Algunas compañías se sentirán cómodas asumiendo riesgos muy agresivos para mejorar su línea superior, pero otras serán más conservadoras y solo querrán correr riesgos seguros. La mayoría de las empresas tomarán una combinación de riesgos agresivos y conservadores, los combinarán con diferentes dispositivos de protección (muchos se explican a continuación) y aplicarán diferentes técnicas de gestión de crédito a cada uno.

El éxito en la gestión de diferentes tipos de riesgo comienza con la identificación clara de estas diferentes categorías de riesgo. La política de crédito debe contener grupos de riesgo claros y directos, de modo que cualquier miembro del equipo del departamento de crédito pueda ubicar de manera clara y cuantitativa a un cliente en una de las categorías, y luego comprender exactamente cómo administrar la relación crediticia de ese cliente con la empresa.

Es importante mantener esto simple. Es fácil gravitar hacia la creación de complejidad con las categorías de riesgo, ya que comenzará a considerar diferentes variables y querrá abordarlas todas. Sin embargo, ser demasiado específico y abordar cada variable anulará el propósito de la política y dejará a su equipo con demasiada complejidad y un cierto grado de parálisis de decisión. Esfuércese por nadar aguas arriba en las variables y separe las categorías de riesgo a un nivel muy alto.

Establecer las herramientas para gestionar el riesgo de la empresa

Con las categorías de riesgo de alto nivel establecidas, ahora estará listo para abordar los detalles de la política crediticia de la compañía. Ahora tiene escrita la declaración de misión general y un proceso para acumular datos sobre clientes potenciales y su riesgo asociado. Ahora, con las categorías de riesgo, puede tomar esos datos y clasificar al cliente.

 4. Garantías personales

La garantía personal se usa popularmente para cerrar la brecha crediticia con clientes comerciales que no tienen un historial crediticio suficiente para justificar una línea. Es común que las pequeñas y medianas empresas carezcan de un historial crediticio confiable.

Una garantía personal es exactamente lo que parece, un compromiso personal del garante (generalmente el propietario del negocio o la persona que firma el contrato de crédito) para pagar personalmente cualquier deuda contraída en virtud del contrato de crédito en su capacidad individual si el negocio incumplimiento de la deuda.

Cuanto mayor y más establecido negocio, más difícil será obtener una garantía personal de ellos. Sin embargo, esto se equilibra bastante bien debido a que la necesidad de garantías personales disminuye en función del tamaño y el establecimiento de un negocio. Si bien las garantías personales son agradables, tienen una utilidad limitada y son tan valiosas como la solvencia de la persona que lo firma.

Hay una gran discusión sobre los pros y los contras de las garantías personales, así como una muestra del lenguaje del contrato de garantía personal, en el artículo:   Garantías personales en la industria de la construcción .

Para aquellos que otorgan créditos en la industria de la construcción, las garantías personales pueden ser un buen complemento para las protecciones otorgadas por gravámenes mecánicos , acuerdos de verificación conjunta, intereses de seguridad de UCC y similares. Sin embargo, generalmente no se debe confiar en ellas en lugar de estas protecciones más poderosas y menos intrusivas.

5.  Acuerdos de control conjunto

Los acuerdos de cheques conjuntos , también conocidos comúnmente como cheques de múltiples partes, son comunes en la industria de la construcción porque hay muchos niveles de partes involucradas en el proceso de pago de la construcción. La definición básica de estos acuerdos es un acuerdo contractual entre múltiples partes por el cual una de las partes acepta  o se le da permiso para realizar el pago conjuntamente a dos o más partes.

Cualquier persona familiarizada con la industria de la construcción puede ver cómo se pueden usar, y cualquier persona en la industria probablemente ha usado el documento en numerosas ocasiones. Aunque popular entre los participantes del proyecto de construcción, no hay nada en la ley que limite esta herramienta a esa industria. De hecho, no hay nada en la ley sobre el instrumento en absoluto. Una de las cosas más sorprendentes (y peligrosas) sobre los acuerdos de verificación conjunta es que no están regulados por los estatutos de ninguna manera … la herramienta es simplemente un contrato entre tres partes. El contrato puede decir lo que las partes quieran que diga. De hecho, ¡con frecuencia dicen todo tipo de locuras!

La política de crédito, por lo tanto, debe establecerse cuando se desea un acuerdo de verificación conjunta y cuándo se puede utilizar para compensar los posibles problemas crediticios de una empresa. Sin embargo, la política de crédito debe ir más allá de esto y obtener detalles sobre la forma del acuerdo de verificación conjunta. Los miembros del equipo del departamento de crédito necesitarán una guía clara sobre qué formas exactas de acuerdo de verificación conjunta son aceptables.

6.  Avisos preliminares, derechos de gravamen mecánicos y otra seguridad

Los acuerdos de verificación conjunta pueden ser útiles, y las garantías personales son agradables, pero con mucho, el uso de los derechos de seguridad es la herramienta de gestión de crédito más importante y efectiva para los departamentos de crédito. Del mismo modo que un banco utiliza garantías e intereses de seguridad para compensar el riesgo de cada préstamo, cualquier compañía que emite crédito puede reclamar «seguridad» en ciertas cosas para compensar su riesgo de crédito.
Hay una variedad de diferentes derechos de seguridad disponibles para los departamentos de crédito.

Quienes están fuera de la industria de la construcción suelen confiar en el derecho UCC (Código Comercial Uniforme). La presentación de un derecho de retención UCC permite a las empresas reclamar derechos contra bienes muebles, cuentas por cobrar y otros activos, en caso de falta de pago. El embargo preventivo debe entregarse al departamento de crédito mediante un acuerdo, y debe presentarse una «declaración de financiamiento» en el momento en que se otorga el crédito. Esto es común fuera de la industria de la construcción, pero por lo general no es aplicable a quienes proveen mano de obra o materiales para un trabajo de construcción. Para obtener más información sobre los derechos de UCC, consulte este artículo:   Política de crédito: Uso de declaraciones de financiación de UCC para asegurar sus extensiones de crédito .

Aquellos en la industria de la construcción generalmente no son elegibles para usar los derechos UCC. En cambio, tienen derechos de reclamo de derecho de retención y fianza . Para utilizar estos derechos, aquellos que proveen mano de obra o materiales al proyecto de construcción deben analizar y proteger sus derechos al inicio de un proyecto. Esto generalmente requiere la entrega de un aviso preliminar , y luego el monitoreo de la ventana de gravamen a medida que el proyecto (y la cuenta) envejecen.
Los procedimientos que lo unen todo

7. La Política de gravamen (incluida la gestión de exención de gravamen)

El uso de derechos de seguridad está disponible para los departamentos de crédito para compensar su riesgo de crédito. Para aquellos involucrados en la industria de la construcción, esto se refiere al uso de derechos de reclamación de bonos y bonos mecánicos ; y el uso de estos derechos necesariamente requiere que los departamentos de crédito comprendan y administren avisos preliminares (para proteger sus derechos) y exenciones de gravámenes (para administrar el proceso de pago). Todos estos componentes se describen dentro de la política crediticia general de la compañía a través de algún tipo de «política de gravamen».

En la industria de la construcción, una política de gravámenes bien hecha puede tener un impacto sustancial en el resultado final. El resultado final puede mejorarse porque los derechos de seguridad limitarán las pérdidas, las cuentas por cobrar antiguas y las deudas incobrables. La línea superior se puede mejorar porque los derechos de seguridad permiten a las compañías extender más crédito y tomar más negocios. De hecho, está claro que verificar la solvencia crediticia de la empresa puede ser irrelevante e innecesario con una política de gravamen fuerte.

La política de gravamen es simplemente una descripción general de los procedimientos que su empresa seguirá para preservar, perfeccionar y hacer cumplir sus derechos de gravamen mecánico. Los siguientes son algunos elementos de una política de gravamen establecidos en nuestra Guía para crear una política de gravamen mecánico:

Establecer un compromiso para enviar avisos preliminares
Resuma un plan de ejecución para enviar y rastrear avisos con precisión
Monitorear plazos de gravamen
Establezca un método confiable, rápido y disponible para presentar documentos de reclamación de gravámenes y fianzas

Otro componente, a menudo pasado por alto, de una política de gravámenes es el método de manejar el proceso de exención de gravámenes. Las exenciones de gravámenes se tratan en casi todos los proyectos de construcción, ya que los contratistas, prestamistas y desarrolladores requieren exenciones de gravámenes firmadas antes de realizar cualquier pago. Sin embargo, el tema es enorme, ya que estos documentos pueden ser complicados. La creación de una excelente política de gravamen requerirá una comprensión de los peligros de la mala gestión de la exención de gravamen y el establecimiento de instrucciones claras para que los miembros del equipo manejen las solicitudes de exención de gravamen.

8.  La política de cobros: contemplando el embudo de pago

Los redactores de pólizas de crédito sin experiencia gravitarán de inmediato a la » política de cobranza » y comenzarán a establecer todas las formas de cobrar una deuda. Es natural concentrarse aquí, ya que el trabajo final del departamento de crédito es recolectar efectivo, pero es un error concentrarse demasiado en las prácticas de cobranza. Las acciones tomadas para cobrar en una cuenta son solo un aspecto de la política de crédito en su conjunto, lo que justifica su inclusión en esta lista en el n. ° 8.

Sin embargo, la política de cobranzas no debe pasarse por alto.

En pocas palabras, una política de cobro es el conjunto de procedimientos que una empresa utiliza para garantizar el pago de las cuentas por cobrar vencidas, después de asegurar la deuda y antes de un litigio. En general, una política de cobros sistematiza los pasos tomados para recuperar los montos adeudados antes del inicio del litigio, si se requiere ese paso. Estos procesos incluyen cuándo debe contactarse con un cliente, cómo debe contactarse con él, cómo se resuelven las disputas cuando se utilizan “recaudadores” internos o externos para intensificar los esfuerzos de cobranza y, en última instancia, cuándo y si entregar la cuenta a litigios o escribir de la deuda.

 9) Política y procedimientos de litigio

Como se indicó anteriormente, la política de cobranza y el embudo de pago son los pasos que una compañía tomará para cobrar una deuda luego de que venza y “antes de un litigio”. Desafortunadamente, sin embargo, algunas cuentas entrarán en un estado de incumplimiento severo y requerirán acciones más agresivas. . Si bien los derechos de retención de seguridad y mecánica ayudarán a las empresas a evitar muchos litigios, no hay forma de evitar todos los litigios para siempre, y en consecuencia, una política crediticia sólida también debe contemplar los procedimientos y prácticas a emplear cuando se enfrentan a litigios.

Una política de litigio decente debería considerar los siguientes factores:

Comprenda que las políticas de litigio no son productos de «talla única».
Consulte la misión del departamento de crédito al pensar en el temperamento de los litigios.
Considerar las variaciones de las categorías de riesgo para guiar las decisiones de litigio.
Empoderar a los gerentes para tomar decisiones especializadas y ad-hoc
Contemplar cuándo se puede usar un abogado interno, v. Un abogado contratado

Investigue posibles abogados para que esté listo para contratar cuando surja una situación

 10. Gestión y supervisión

Las primeras 9 consideraciones de política crediticia están relacionadas con la política crediticia misma, pero esta consideración final contempla cómo se gestionará y supervisará la política crediticia. Como cualquier gran gerente sabe, los gerentes de equipo «respetan lo que se verifica». La atención que un gerente presta a ciertos elementos de los procedimientos de una compañía simplemente resalta lo que el gerente y la compañía consideran importantes.

Las políticas de crédito exitosas crean claridad sobre la estructura, la misión, las categorías de riesgo y los procedimientos … pero también crean claridad sobre cómo el equipo realmente ejecutará y administrará la política. En consecuencia, incorpore las responsabilidades y roles del equipo, y cómo se gestionará, supervisará y tal vez la política se verá afectada en función de los fallos de cobro exitosos que siguen a la política frente a aquellos que no lo hacen.

Conclusión La gestión de créditos y cobranzas es crucial para la situación del capital de trabajo de una empresa y, en última instancia, cómo una empresa puede crecer y tener éxito. Estas políticas requieren mucho pensamiento y planificación, y deben abordar una variedad de elementos importantes. Aquellos que redactan estas políticas deben comenzar desde arriba elaborando una verdadera misión, y terminar pensando específicamente en la ejecución y gestión de la política. Estas 10 consideraciones deben ser referidas para construir una política crediticia integral

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